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干货!如何写一篇地道的英文电子邮件

我译网    发布时间:2016-12-22

当今,许多人在工作中需要写英文邮件进行业务往来,而由于中英文写邮件的格式以及用语有所差异,很多人在写英文邮件时频频出现错误,引起对方不满,甚至会影响业务合作。专业人工翻译网站—我译网的小编整理了一些写英文邮件的小技巧,希望对大家有所帮助。

无论是同事交流抑或是给客户写信,基本的礼貌得体是最重要的。即使看起来文字并没有语法错误,却也可能因为粗鲁、无礼而让人误解,造成不必要的麻烦。

开头:感谢后直入主题

从问候语开始邮件内容,如"Dear XX", "Hi XX";如果不知道对方具体是谁,则为"To whom it may concern"(敬启者)。接下来,你可以先感谢对方:

之前没接触过的客户可以说:
"Thank you for contacting XXX Company." “感谢您联系XXX公司”

如果已经有过联系,可以说:
"Thank you for your prompt reply." “谢谢您的及时回复”

在电子邮件开头澄清你的来意非常重要,这样才能更好的引出邮件的主要内容。
如咨询,
"I am writing to enquire about …" “我写此信是要向您咨询”

如疑问,
"For the assignment XXX, I have the following questions… " “就XXX协议,我有以下几个问题……”

如确认,
"As discussed over the phone…" “根据电话讨论……

诸如此类,根据需求灵活运用。但需要多用礼貌用语。

试想,如果你接到一封邮件,处处有这样的话语:
"I want to tell you……" “我要告诉你……”
"You must notice that……" “你必须要注意……”

显然,即使内容合理,也会让你一肚子的气。然而,很多人在英文邮件中,就是会犯这样的错误。所以,当你要表达请求、质疑或观点时,尽量将陈述句改为疑问句。例如以上的话就可以改为:

"May I say that…" “我能够说……吗?”
"We look forward to hearing your feedback and suggestions." “期待您的反馈建议”

结尾:恭维、感谢与祝福

"We really appreciate the service you provided to us." “我们非常感激您为我们提供的服务。”
"We feel fortunate to have you as our clients and friends." “有您这样的客户和朋友是我们的福气。”
"We shall spare no efforts in endeavoring to be of service to you." “我们将竭尽全力为您服务。”
Best regards! / Kind regards! 诚挚的问候!

以上的语句,放在中文邮件中,听起来有些肉麻,但在英文邮件中却是必不可少的。

如何表达更地道?
避免出现歧义
抛弃机翻的词典吧,因为它往往会告诉你一个外国人都不用的单词,让人莫名其妙。若你对一个词的正确性拿不准又没专业人士可以请教时,不妨用描述性的话去解释它,就像字典里解释一个词一样。

避免中式英语
也抛弃上学时老师打了勾的范文吧。事实上它们还是很"Chinglish":什么"With the development of society and technology "(随着社会科技发展)、"In the principle of"(本着……原则)……日常我们常说的很多话看上去没有问题,但也要避免,如"My English is poor"(我英语不好)第一,不专业,第二,很中式。毕竟,从来也没外国人告诉你My Chinese is poor呀。

保持清晰简洁
在用英语写邮件的时候,不需要华丽的词藻和复杂的句式来彰显你的诚意;清晰、有条理的方式才是最佳选择。使用类似"first, second, next, and finally"的词引导读者你所要表述的每一个观点。用"If you have any other questions please feel free to contact me"这样的句子来结束正事的叙述,可以创造进一步交流。

以上就是为大家整理出来的写邮件用到的例句和一些技巧,希望对大家有所帮助。